Cos’è lo Smart Working?
Lo Smart Working – in italiano “lavoro agile” – è un’innovativa modalità di lavoro che permette a ciascun lavoratore di decidere autonomamente quante ore al giorno lavorare e soprattutto dove. I vantaggi che ne scaturiscono sono infiniti: maggiore flessibilità e autonomia nello svolgimento delle mansioni lavorative; minore esigenza di richiedere permessi e orari part-time in determinati periodi dell’anno; in aggiunta, la non necessità di recarsi nel luogo di lavoro consente un importante risparmio economico nonché l’ottimizzazione del tempo; infine, permette la riduzione dello stress apportando benefici in termini di aumento della produttività. Nonostante queste vantaggiose considerazioni, ancora oggi molti lavoratori sono scettici circa la possibilità di lavorare in Smart Working perché è visto come una sorta di isolamento dall’ambiente lavorativo. Tuttavia, dobbiamo ringraziare lo Smart Working per aver continuato – quando possibile- a lavorare e per aver evitato che le conseguenze negative legate alla chiusura totale di quasi tutte le attività provocassero dei danni economici di portata ancora maggiore. Nonostante questo, come tutte le cose nuove, implementare lo Smart Working in azienda in tempi brevissimi e senza preavviso non è stato affatto semplice. Partiamo da questa constatazione per fare alcune considerazioni in merito a questo argomento nel prossimo paragrafo.
Smart Working ai tempi del Coronavirus
Nel periodo del lockdown l’attivazione della modalità Smart Working è cresciuta a livelli esponenziali. Di fatto, si è rivelata essere l’unica soluzione per continuare a lavorare e per fronteggiare al meglio, e per quanto possibile, l’imminente crisi economica. Tuttavia, non essendo stata una scelta libera e spontanea da parte delle aziende, il più delle volte lo Smart Working si è trasformato in una sorta di tele-lavoro forzato. Secondo la legge, la principale differenza tra Smart Working e Telelavoro sta nel fatto che il primo può essere svolto in qualsiasi posto mentre il secondo è obbligatorio svolgerlo nella propria residenza o domicilio. Tuttavia, essendo stato proibito nel periodo del lockdown uscire dalla propria dimora, lavorare in Smart Working è stato possibile solo da casa venendo automaticamente meno lo scopo primario per cui è stato fondato: agevolare il bilanciamento tra vita lavorativa e spazi personali. Inoltre, le aziende che fino a questo momento non si erano mai attrezzate per questa modalità hanno riscontrato evidenti problematiche e si sono rivelate meno resilienti rispetto alla minoranza di organizzazioni – soprattutto nel settore dell’Amministrazione Pubblica- che sfruttavano il lavoro agile già da diverso tempo prima dell’avvento del Covid. In definitiva, l’esperienza forzata di Smart Working ai tempi del Coronavirus si può considerare un test superato solo da quelle poche aziende già formate, ma lascia tanto margine di crescita alle aziende ancorate ai vecchi modelli organizzativi poco flessibili e dinamici, per niente adatti alle caratteristiche dell’ambiente esterno odierno in continuo cambiamento. Per implementare al meglio quella che ben presto si rivelerà la modalità lavorativa del futuro è indispensabile lavorare duramente sui processi di cambiamento organizzativo ma soprattutto culturale. Tutto questo dipende dalla capacità dell’azienda di adattarsi a qualsiasi circostanza riuscendo sempre a continuare il proprio business attraverso la formazione assidua e costante di tutta l’organizzazione. Quanto detto finora può essere racchiuso nel semplice concetto di Business Continuity che si lega all’esigenza, come vedremo successivamente, di utilizzare procedure telematiche e strumenti tecnologici a norma GDPR. Prima di parlare di ciò, però, è importante definire quali sono i passaggi da fare per attivare correttamente la modalità Smart Working.
Cosa fare per attivare correttamente lo Smart Working?
Prima dell’emergenza epidemiologica dovuta al Covid-19 per attivare lo Smart Working era necessario un accordo scritto tra dipendente e datore di lavoro, quest’ultimo aveva l’obbligo di inserire il documento sul sito ciclolavoro – il portale dei servizi del Ministero del lavoro e delle Politiche Sociali- al fine di comunicare allo Stato l’avvenuta attivazione della modalità telematica.
Con l’avvento della pandemia e la chiusura totale delle aziende il lavoro agile, che prima era considerata l’eccezione, è diventato la regola in pochissimo tempo. Per agevolarne l’attivazione e permettere alle attività di riprendere a lavorare (per quel che si poteva) la procedura appena spiegata è stata semplificata con il Dpcm del 1° Marzo 2020.
Tale procedura semplificata è sempre disponibile sul sito ciclolavoro e prevede:
– La comunicazione dell’attivazione dello Smart Working al lavoratore facendo esplicito riferimento al Dpcm del 1 Marzo 2020
– La compilazione di una dichiarazione autocertificata da parte dei rappresentanti legali dei singoli dipendenti prossimi al lavoro in Smart Working contenente: dati anagrafici; codice fiscale; luogo di residenza; data di inizio e fine del periodo di lavoro agile.
– La consegna di un’informativa sulla sicurezza sul lavoro ad ogni singolo dipendete in Smart Working.
È importante specificare che, date le motivazioni di forza maggiore legate all’esigenza di attivare la modalità di Smart Working, nessun dipendente si può rifiutare in quanto lo stato di subordinazione permane anche in caso di lavoro online. Inoltre, nel caso fosse il dipendente a chiedere l’attivazione del lavoro agile, la decisione dovrà comunque essere presa dall’azienda dopo un’attenta analisi delle esigenze organizzative.
Al fine di facilitare al massimo l’attivazione del lavoro agile tramite la procedura telematica semplificata, sul sito ciclolavoro le aziende possono trovare un template Excel per produrre tutti i documenti necessari per l’attivazione dello Smart Working ad un numero elevato di dipendenti e in maniera cumulativa.
In questo caso bisogna indicare il codice fiscale del datore di lavoro, il codice fiscale del dipendente, la data di nascita del lavoratore, la Pat e voce di tariffa Inail, la data di inizio e fine del lavoro in Smart Working. Per la corretta elaborazione del documento finale è necessario prestare molta attenzione agli zero iniziali che potrebbero causare errori nell’elaborazione definitiva.
Il Dpcm del 1° Marzo 2020 non specifica una scadenza entro la quale inviare la comunicazione ma, viste le difficoltà affrontate da tutte le aziende a causa dell’emergenza sanitaria, non è sanzionabile il mancato invio delle documentazioni entro 5 giorni dall’attivazione della modalità di lavoro agile.
Smart Working: attenti ai rischi GDPR
L’inaspettata e soprattutto non pianificata implementazione della modalità di lavoro in Smart Working ha costretto milioni di lavoratori ad attrezzarsi al meglio per iniziare a lavorare in via telematica. C’è stato chi ha fatto aggiustare vecchi computer non più utilizzati da anni, chi li ha dovuti chiedere in prestito ad amici e parenti senza verificare che nel dispositivo fosse presente un software antivirus. Questi metodi “caserecci” hanno compromesso la privacy dei lavoratori che per tre mesi si sono collegati dalle loro postazioni in casa con il rischio di prendere virus e malware che potessero intercettare informazioni e dati sensibili trasmessi via web.
Per evitare di continuare a correre certi rischi, è stata definita una procedura specifica per lavorare in modalità Smart Working a norma GDPR (Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati). Per lavorare in sicurezza è importante seguire queste semplici regole:
- Analizza e mappa i tracciamenti: Questo comporta capire l’entità dei trattamenti, il motivo per cui li stai facendo, i dati che stai condividendo e chi li sta vedendo all’interno dell’azienda. Inoltre, mappare i tracciamenti implica avere un’idea chiara di quali siano le interconnessioni tra i vari trattamenti.
- Definisci gli asset da usare e stabilisci delle regole precise: Possono essere usati due tipi di asset: quelli di proprietà dell’azienda e quelli di proprietà del dipendente. Nel secondo caso devono essere fissate delle regole precise inerenti la proprietà dei trattamenti e la gestione della sicurezza. Questo è importante per poter fare un’analisi dei rischi che ti permette di capire se le informazioni e tutti i device usati sono a norma GDPR.
- Aggiorna il registro dei trattamenti: Tale registro devi includere: tutti i trattamenti (sia quelli vecchi che quelli nuovi); tutti i nuovi asset; tutti i nuovi fornitori; tutte le nuove misure di sicurezza adottate.
- Nomina gli addetti e dai istruzioni: Assicurati che chi lavora da casa abbia tutte le istruzioni per poterlo fare al meglio fornendo dettagliate istruzioni in merito.
- Aggiorna l’informativa: Se è la prima esperienza di lavoro agile assicurati di consegnare la nuova informativa a tutti i tuoi dipendenti.
