Procedure di gestione documentale e protocollo informatico
Digitalizzazione, conservazione sostitutiva, dematerializzazione, tutti termini che gira e rigira si rifanno tutti ad un unica grande definizione: il flusso documentale.
Ma cos’è e come viene gestito realmente un flusso documentale?
Partiamo da una semplice definizione:
Un flusso documentale è un insieme di processi, anche automatizzati tramite software, che permettono la corretta gestione dei documenti aziendali (o di un ente della Pubblica Amministrazione) archiviandoli digitalmente, permettendone così sia la consultazione che la conservazione a norma.
In questo modo si rende più agevole il lavoro e si ottimizzano le prestazioni, e al contempo diminuisce lo spreco di carta, toner e usura delle stampanti.
All’inizio di questa era digitale questi processi erano gestiti a comparti separati, con software spesso “fatti in casa” o con piattaforme adattate allo scopo ma non veri e propri CMS.
Da un po’ anni, invece, anche grazie alla spinta legislativa che rende in certi casi obbligatoria la conservazione digitale dei documenti informatici, il lavoro di gestione dei flussi documentali è facilitato da piattaforme software nate appositamente per lo scopo, quelle che vengono chiamate Document Management System (DMS).
Grazie alla gestione digitale dei documenti si possono svolgere molte mansioni in maniera più rapida e puntuale, i documenti possono essere facilmente condivisi anche attraverso il Cloud, e la conservazione dei documenti non richiede più archivi con scaffali e faldoni.
Sinteticamente, ecco le aziono possibili che si possono fare attraverso un unica piattaforma DMS:
- Scrivere, salvare, catalogare un documento
- Leggere i documenti sulla base di permessi specifici
- Applicare la firma digitale
- Protocollare un documento digitalmente
- Condividere i documenti
- Conservare a norma i documenti archiviati
Tra i punti appena elencati vorremmo soffermarci su uno particolarmente, cioè sulla protocollazione dei documenti informatici
Protocollo informatico: definizione e regole
Il protocollo informatico può essere definito come una procedura essenziale per la gestione dei flussi documentali, perché assegna ad ogni documento un progressivo che permette di individuare univocamente ogni file, sia esso in entrata o in uscita.
Una corretta gestione del workflow documentale è infatti legata in maniera essenziale alla registrazione in protocollo di ogni documento prodotto o ricevuto, e per questo sono state redatte delle apposite regole tecniche.
Le linee guida dell’AgID infatti dedicano un apposito capitolo proprio alla gestione del protocollo informatico.
Anche qui, per sintetizzare andiamo per punti, indicando le funzioni principali che deve garantire il protocollo informatico:
- Il protocollo deve garantire che ogni documento ed operazione su di essa sia tracciata univocamente.
- Tutti gli utenti che vi accedono sono identificati attraverso un processo di autenticazione.
- L’aggiornamento del registro di protocollo è giornaliero
- Ogni documento che preveda un attestamento di una determinata data e ora deve avere un timestamp (marca temporale)
Il responsabile della gestione documentale
Molte volte il responsabile della gestione documentale viene erroneamente confuso e associato al responsabile delle conservazione, ma bisogna tenere bene in mente che sono due figure che vanno tenute separate, almeno concettualmente.
Il responsabile della conservazione digitale dei documenti prodotti e ricevutiè colui che ne deve garantire la corretta conservazione nel tempo seguendo le normative vigenti, sia per eventuali controlli ma anche per poter presentare i documenti nel caso sia richiesta una loro validità giuridica.
Il responsabile della gestione documentale deve vigilare sulle fasi di produzione dei documenti e deve garantire che l’intero processo assicuri che i file siano correttamente trasmessi al sistema di conservazione.
È un po’ come l’allenatore di una squadra di calcio ed il centravanti. Se l’allenatore conferisce un gioco fluido alla squadra permettendo che il pallone arrivi alla punta, allora essa potrà svolgere il suo compito di assicurare il goal (o almeno ci prova).
Il responsabile della gestione documentale è perciò una figura fondamentale perché è colui che assicura che l’organizzazione e l’intero workflow documentale funzioni integramente.
Questo significa che tale responsabile deve predisporre le misure necessarie per evitare errori di protocollazione dei documenti, ad esempio eliminando i protocolli settoriali (per ogni ufficio) ed instaurare un unico protocollo generalizzato.
Inoltre, il responsabile della gestione documentale deve definire le abilitazioni di chi può modificare e gestire il protocollo, sia in modifica che in lettura dei documenti, al fine di garantire la legalità.
Poi, come già detto prima, deve assicurarsi che i documenti protocollati siano correttamente inviati al sistema di conservazione a norma, garantendone così sia la conservazione che il valore giuridico.
I vantaggi della gestione documentale
Alla fine, però, la gestione documentale non si limita semplicemente a mirare a conservare a norma i documenti, ma si prefigge ben altri scopi utili ad incrementare la produttività aziendale e diminuire i costi di gestione.
Infatti con la gestione documentale è possibile:
- eliminare in gran parte di documenti stampati, risparmiando carta
- Si eliminano gli archivi cartacei
- I processi interni diventano più veloci
- I documenti possono essere acceduti da qualsiasi luogo se condivisi in cloud
- I documenti possono essere visionati solo da chi ne ha l’autorizzazione
